Bureau et organigramme de l’ASL - Bourgenay Le Village
Découvrez en détail la composition du bureau de l'ASL, ainsi que son fonctionnement.
Fonctionnement du bureau
Chaque copropriétaire ou son représentant vote en assemblée générale.
Cette dernière vote toutes les résolutions de l’association et prend toutes les décisions, notamment budgétaires.
Elle confie les tâches de gestion à un bureau de 12 membres élus par elle et renouvelable par tiers chaque année.
Le bureau se réunit trois fois par an (plus si nécessaire) et valide à cette occasion les propositions des différents départements (voir organigramme) qui œuvrent durant l’année.
Composition du bureau de l'ASL :
ARMOUET Jacques
ARTAUD Jérôme
COUSIN Willy
HAZENBERG Fokko
MATHE Maurice
MERIAUX Michel (Vice-Président)
METAYER Martine
MORVAN Jean
OUBA Jean (Président)
PICIOCCHI Pierre
POTIER Catherine
RAFFIN-HERAULT Marylène
Régisseur de l’ASL
Afin de venir en aide au président et au bureau dans leurs tâches, l’ASL de la ZAC de Bourgenay a signé en date du 1er janvier 2014, un contrat de régisseur avec la SOGIRE. Cette mission est donc exécutée par l’agence SOGIRE de Port-Bourgenay.
MISSIONS DU RÉGISSEUR
Les missions présentées ci-après sont effectuées sous le contrôle du Président de l’ASL de Bourgenay.
Gestion opérationnelle
- Demande de devis ;
- Réception des entreprises ;
- Négociation avec les entreprises, signature de marchés ;
- Suivi des travaux ;
- Commandes des travaux relevant de la gestion courante et particulière ;
- Vérification technique entre commandes et factures ;
- Relations techniques avec les intervenants extérieurs (mairie, Communauté d’Agglomération, commerçants, administrations diverses…) ;
- Points réguliers avec les services de sécurité ;
- Visites régulières des espaces communs avec compte-rendu ;
- Surveillance de l’exécution des contrats d’entretien ;
- Visite du site : participation à trois visites par an, convocation, secrétariat, diffusion des compte-rendus, autres visites du site.
Gestion administrative et juridique
- Gestion documentaire (tenue de la liste des membres, archives de l’ASL, délivrance des copies et extraits) ;
- Mission générale de secrétariat de l’ASL : organisation et suivi des assemblées générales (envoi des convocations, présentation des comptes de gestion, situation de trésorerie, budget prévisionnel) ;
- Présence à l’assemblée générale ;
- Secrétariat de l’assemblée générale (feuille de présence, registre des délibérations, rédaction et diffusion du PV) ;
- Exécution des décisions de gestion courante après validation du Président (sauf mesures conservatoires) ;
- Réunions d’information des copropriétés (participation à une réunion par an, convocation, secrétariat et diffusion des compte-rendus) ;
- Réunions du bureau (participation aux réunions, convocation, secrétariat et diffusion des compte-rendus).
Gestion comptable et financière (décentralisée)
- Tenue de la comptabilité de l’association ;
- Calcul et édition des appels de fonds de gestion normale et régularisation annuelle ;
- Suivi de la trésorerie, rapprochements bancaires ;
- Vérification contrôle de la comptabilité et finalisation des comptes ;
- Clôture annuelle de la comptabilité ;
- Règlement des factures (après aval du Président), répartition des dépenses entre les membres conformément aux dispositions des statuts ;
- Présentation des états financiers et comptables à l’assemblée générale ;
- Suivi et gestion des procédures de recouvrement ;
- Réunions de contrôle des comptes.
PRÉAMBULE
La réception, la vérification et l’enregistrement des factures fournisseurs et des prestataires sont réalisés à l’agence SOGIRE de Port-Bourgenay.
L’enregistrement des factures et règlements ne peut être effectué que par le service comptable au siège de la SOGIRE ; il n’existe pas d’accès logiciel correspondant sur le site.
Le Président et un membre du bureau désigné par celui-ci auront un accès numérique permanent aux comptes de l’association, notamment à son compte bancaire (pas d’accès au logiciel comptable).
Le Président ou un membre du bureau désigné par celui-ci pourront engager les dépenses, rédiger et signer les chèques ou tout autre acte de paiement. Charge pour eux d’en rendre compte au bureau et à l’assemblée générale.
La SOGIRE conserve un droit de contrôle et d’alerte quant à l’utilisation du compte en banque de l’association.
Mission du Régisseur
- Tenue de la comptabilité de l’association ;
- Calcul et édition des appels de fonds de gestion normale et régularisation annuelle ;
- Suivi de la trésorerie, rapprochements bancaires ;
- Vérification contrôle de la comptabilité et finalisation des comptes ;
- Clôture annuelle de la comptabilité ;
- Paiement des factures (après aval du Président), répartitions des dépenses entre les membres conformément aux dispositions des statuts ;
- Présentation des états financiers et comptables à l’AG ;
- Suivi et gestion procédures de recouvrements ;
- Réunions de contrôle des comptes.
